Classificação e Destinação de Documentos

Quanto aos procedimentos de classificação e destinação de documentos, o IFSP - Campus São Paulo adota o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, aprovado por meio da Portaria AN nº 47 de 14 de fevereiro de 2020, e o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), aprovado por meio da Portaria AN nº 092 de 23 de novembro de 2011. E, por meio da Portaria nº 1.261 de 23 de novembro de 2013 torna-se de uso obrigatório pelas IFES.

Nesses instrumentos, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se distribuídos hierarquicamente de acordo com as funções e as atividades desempenhadas pelo órgão. Adotam o modelo de código de classificação decimal, isto é, um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente.

   Como utilizar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos?     

No IFSP - Campus São Paulo, são produzidos e recebidos documentos que se referem a diversos assuntos, desde assuntos relacionados a pessoal, material, orçamento, patrimônio, ensino (superior e técnico), pesquisa, extensão, assistência estudantil, entre outros. No Código de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é atribuído um código (número) para o assunto principal que está sendo tratado no documento, ou seja, para cada documento e/ou processo há um Código de Classificação correspondente de acordo com o assunto a que se refere.

Para melhor compreensão, segue abaixo uma demonstração da utilização do referido instrumento:

O Código de Classificação está agrupado na Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos, que possui por objetivo definir os prazos de guarda e destinação dos documentos.

Assim, para utilizar o Código de Classificação, inicialmente é preciso entender que o mesmo está estruturado por assunto e para entender a lógica de organização é preciso saber que os assuntos são categorizados sempre do geral para o particular, ou seja, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribuídos.

Posteriormente, faz-se necessário definir que o assunto contido no documento se refere a atividade-meio (atividades de apoio) ou a atividade-fim da instituição, para, por fim, consultar o instrumento ao qual o documento se refere. 

Por exemplo, para classificar um documento ou processo que trata de Redistribuição, por se tratar de um assunto referente a pessoal, primeiramente deve-se buscar no código e tabela da atividade-meio, e localizar o assunto, partindo sempre do geral para o particular:

Após a documentação estar classificada, na Tabela de Temporalidade e Destinação consta as informações quanto a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente):

Salienta-se que a eliminação de documentos no IFSP - Campus São Paulo ocorrerá após concluído o processo de avaliação documental conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IFSP – COPAD/IFSP (Resolução nº. 03/2017, de 07 de março de 2017) e será realizada de acordo com o estabelecido no Art. 10º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 e na Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014 e suas alterações, do CONARQ.