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Gestão Documental

Publicado: Sexta, 13 de Dezembro de 2019, 17h16 | Última atualização em Sexta, 10 de Janeiro de 2020, 11h40

          A gestão de documentos compreende todas as ações desprendidas ao tratamento dos arquivos, desde a sua criação até a sua destinação final. Conforme o art. 3° da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

        A gestão de documentos constitui um dos grandes desafios para administração pública, tendo em vista a necessidade de integrar e coordenar várias ações que visam tanto ao acesso aos documentos, melhor aproveitamento dos recursos públicos quanto a preservação do patrimônio documental arquivístico. Nesse sentido, o SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, criado pelo Decreto 4.915, de 12 de dezembro de 2003, diz que:

A organização dos documentos de arquivo e o acesso às informações são alcançáveis por meio do desenvolvimento de programas de gestão de documentos, o que garantirá base às decisões político-administrativas e os direitos dos cidadãos. Para tanto, a adoção de normas e procedimentos técnicos para disciplinar as atividades dos serviços arquivísticos é de primordial importância. A elaboração e a utilização de instrumentos técnicos de classificação e de temporalidade e destinação constituem-se numa tarefa fundamental para a melhoria dos serviços prestados à própria Administração e ao cidadão, conforme determinam a Constituição Federal Brasileira de 1988 e a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

          Assim, a CDM-SPO, orienta os setores administrativos e acadêmicos do IFSP- Campus São Paulo no que se refere as atividades de gestão documental, tendo como base as diretrizes e instrumentos técnicos de gestão arquivística emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados e as seguintes políticas arquivísticas do IFSP:

- Resolução Nº 27/2016, de 03 de maio de 2016 – Aprova as Diretrizes de Políticas de Arquivos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo –IFSP

- Resolução Nº 03/2017, de 07 de março de 2017 – Aprova o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo –IFSP

- Manual de Gestão Documental do IFSP.

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